Berikut adalah cara implementasi :
1. Persiapan
Persiapan yang diperlukan untuk implementasi adalah Chart Of Account, Business Partner, Product, dan Bill Of Material (BOM),.
1.1. Accounts & CoA
Proses implementasi dimulai ketika menjalankan program “Initial Client Setup”. login sebagai “System Administrator” untuk menjalankan program tersebut. Buat user, aturan dan standard entiti untuk tipe dokumen, business partner, product, dan lain lain. Pada program akan membuat dua account user dengan level “Client” yang memiliki semua wewenang untuk merawat aturan system serta melakukan transaksi. Yang satu lagi adalah user dengan level “Organisasi” yang mempunyai semua wewenang untuk melakukan transaksi.
1.2. Initial Tenant Setup
Sebelum memulai setup client untuk pertama kali, disini harus menyediakan Chart Of Account. Bisa menggunakan template Chart Of Account yang sudah tersedia atau membuat sendiri dengan cara membuka template dengan aplikasi preadsheet seperti excel untuk kemudian diubah sesuai keinginan.
Selanjutnya login sebagai System Administrator, kemudian lakukan langkah langkah berikut:
- Membuat Client beserta organisasi yang dibutuhkan
- Membuat User dan Roles untuk user yang bersangkutan
- Membuat Accounting Schema
- Tentukan Document Type
- Membuat Calendar (tanpa period)
Setelah menyelesaikan konfigurasi awal, lakukan pengecekan ulang dan update terhadap konfigurasi awal dengan workflow “Initial Tenant Setup Review”.
2. Login
Untuk memulai login dapat mencari icon bergambar logo huruf “C” yang bertuliskan Compiere. Untuk penggunakan OS Windows menjalankan dari “Start” dan pilih Compiere2
Loginsebagai SuperUser (case sensitive) dan passwordnya: System
Pilih lah Role sebagai GardenWorld Admin.
3. Menu Compiere
Compiere akan menampilkan semua menu yang tesedia untuk role yang dipilih. Untuk mencari menu yang diinginkan, dapat memanfaatkan menu search yang ditandai berwarna kuning.
Contoh :
Masukkan Sales dan tekan enter. System akan mencari ke semua menu yang mengandung kata kata Sales (case sensitive) didalamnya.
Pada gambar nampak bahwa sistem menunjuk kepada menu Sales Order. juga dapat menampilan menu Sales Order ke lajur sebelah kiri dengan meng klik kanan pada menu Sales order dan klik pada : Perluas Menu-Bar (Shortcut) dengan men drag pada menu sebelah kiri. Disini bisa menambah shortcut yang lain sesuai yang diinginkan, Contoh Purchase Order dll.
4. Navigasi Windows
Untuk membuka window Sales Order dapat menekan Ctrl-Enter di area yang berwarna kuning pada search area, melakukan klik dua kali (double-click) pada deretan menu di sebelah kanan atau meng klik pada shortcut di lajur sebelah kiri.
Keterangan :
Nilai Default
Tampilan layaran Sales Order akan muncul dengan nilai default/preference yang ditentukan, untuk Organisasi (HQ), untuk client (GardenWorld) atau system.
Untuk mengeset preferences pilihlah field yang inginkan kemudian tekan klik kanan (sebagai contoh: field “Target Document Type” akan dirubah ke “POS Order”) dan pilih Value Preference
Pilihlah scope (untuk semua/specific Organizations, Users, Window ) dan tekan OK. Maka nilai default anda yang baru pada layar Order Entry adalah POS Order.
Membuat Business Partner secara langsung
Untuk membuat Business Partner baru pada umumnya harus memasukkannya di window Business Partner ataupun dengan melakukan import. Nilai default dari Business Partner adalah di salin dari Business Partner “Standard”. Pada field Business Partner, tekan klik-kanan dan pilih New Record.
Masukkan Informasi customer, untuk memasukkan alamat/address, pilih tombol Location button. Masukkan address (alamat) , Klik OK untuk konfirmasi pencatatan Customer yang baru, Sales Order secara otomatis akan ter updated.
Zoom – Membuat Record baru tanpa meninggalkan Window
Pada field optional Campaign Field (field optional memiliki background putih, field mandatory memiliki background biru muda) tekan klik kanan dan pilih Zoom:
Window Campaign akan terbuka untuk memasukan record baru. Jika field "zoom from" memiliki beberapa pilihan, window Zoom akan mengurutkan record yang diplih secara otomatis.
Masukkan kata kunci pada field Search Key dan Name ( field mandatory harus mengisinya ), bebas mengisinya..
Kemudian tekan Save – dan tutup window dengan menekan tanda x di sebelah kanan atas atau dengan menekan tombol End di sebelah kiri (akan di tanya, apakah ingin menyimpan perubahan yang sudah anda lakukan) pada Tool Bar.
Kembali pada tampilan Order , Campaign yang baru belum tersedua, klik-kanan pad field Campaign and pilih ReQuery:
Saving / Menyimpan
Pilih Campaign baru dan terkan Save atau cukup tekan pada tab Order Line. System memiliki setting Auto Commit setting (dari menu window File --> Preference atau pada standard window Tools --> Preference). Ini akan secara otomatis menyimpan / save pilihan, tapi disini harus melakukan konfirmasi ketika merubah tab.
Search
Masuk ke tab Order Line dengan meng klik pada tab.
Pada field Product, masukkan %Bush (misal: mencari product dengan kata bush [case diabaikan] pada Search Key) dan tekan enter:
Disini dapat melihat ketersediaan product dan merubah harga berdasarkan pada dasar harga pada Customer atau price list order. Plih product and tekan OK – atau cukup dengan men klik 2x pada baris:
Melengkapi Order
Order Line sudah ter updated dengan informasi harga. memasukkan keterangan tambahan, merubah harga, dan quantity. disini akan mendapatkan peringatan / warning, jika memasukkan harga dibawah limit harga.
Tekan Save and kembali ke Header. (Tax engine akan menentukan, bahwa customer di luar negri tidak terkena pajak - harus menimpa/mengganti informasi ini apabila ada pengecualian atau dapat merubah setup aturan pajak yang berbeda – misal: tidak berlaku untuk "mail order")
Ubah aturan pembayaran/payment dari Cash (tunai) menjadi On Credit. Setelah menyelesaikan order, maka tekan tombol transaction Complete, yang mana akan menyimpan order dan memprosesnya (meng - updates inventory, customer credit line, dll.).
Order akan menjadi "abu abu" untuk mengindikasikan bahwa sudah menyelesaikan order. Sekarang dapat mencetak invoice (surat tagihan) melalui tombol Print Document. System tahu bahwa ketika mencetak POS Order, sebenarnya menginginkan untuk mencetak invoice (atau mencetak delivery note untuk warehouse order) dan bukan konfirmasi standard Order. Karena ini adalah POS Order, invoice akan di proses secara otomatis (demikian juga dengan Shipping document).
Jika kembali ke Order Line, dapat melihat bahwa Quantity Orderedy adalah sama dengan Quantity Delivered dan Invoiced. Dimana juga mencatat bahwa isi Window berubah dengan context; lihat apa yang perlu lihat di context yang diberikan (jika tidak sesuai dapat merubah aturannya).
Memasukkan Pembayaran / Payment
Customer baru mengirim sebuah Check, disini dapat menyederhanakan struktur menu dengan membuat Role dengan fungsionalitas yang sudah dipilih. Di Men, pilih search untuk Payment dan buka Window nya.
Klik New atau melalui Menu File --> New Record - you can also enter Ctrl+N or F2. dapat juga dapat mencatat, bahwa Icon icon adalah serupa dengan keboard standard PC. Pada field Business Partner, tekan tombol yang dipilih.
Mencari Customers dan Invoices.
Pada Business Partner Info, tekan enter dan akan melihat semua customer. Mohon dicatat bahwa semua Customer baru berwarna merah karena belum memiliki tagihan (credit line).
Tekan cancel – sekedar untuk memperlihatkan kepada fitur yang lain: klik pada tombol Invoice dan tekan enter; Sekarang melihat semua Invoices yang masih open. Umumnya, akan mempersempit pencarian dengan memasukkan kata kunci customer, invoice number, dll. Pilih invoice dan klik OK atau klik-dua kali pada baris yang bersangkutan.
Memasukan nilai pembayaran (Payment amounts)
Layar Payment juga ter updated bersama Customer dan nilai pembayaran. Misalnya Customer lupa untuk mengirim 75c (dari total tagihan $ 23.75), maka coba koreksi nilai pembayaran menjadi $23.00. Perbedaan 0.75 akan muncul sebagai write-off (setelah keluar dari field) alias di hilangkan. Jika memang ada diskon pembayaran yang valid, system akan menyarankan pengurangan nilai pembayaran dengan valid discount pada hari pembayaran di field discount. System membedakan antara diskon payment yang telah ditentukan dengan pembayaran singkat yang akan anda write off. Anda juga harus menjaga balance.
Cukup tekan complete dan biarkan system memberitahukan, bahwa harus mengisi field mandatory yang lain. disini harus men-set pada Document Type atau AR Payment sebagai kemungkinan pembayaran terbanyak yang akan diterima (dan AP payments umumnya akan di generate). Lengkapi informasi lain yang diperlukan (check number, etc.) dan tekan complete.
Reporting / Pelaporan
Di Menu search untuk Payment Allocation Report ( ada dua masukan – satu untuk Window dan satu untuk summarized Payment Allocation Report). Dialog pilihan akan muncul. Untuk masuk ke Business Partner merupakan optional (boleh ya atau tidak), sehingga cukup tekan OK (jika lebih suka parameter pilihan tambahan yang lain untuk report, anda dapat menambahkan dengan mudah):
Customizing a Report
Pilih fields, dapat memperlihatkan urutan dalam tab Display Order : Pada tab Sort, pilih Business Partner dan Invoice untuk mensortir report berdasar pada: Pada tab Format Item, dapat memilih Business Partner. Pilih Group by untuk membuat total nilai per Business Partner. dapat pula merubah kolom heading disini dan tekan OK
Dsini juga bisa mendapatkan total untuk tiap Business Partner maka pilih Amount. Pilih check box Calculate Sum sehingga nilai total akan di kalkulasi
Sekarang, report nampak lebih baik. Sehingga melihat disini Invoice mana yang telah di bayar serta dengan metode pembayaran(Check, transfer, dll) ataupun tunai (Cash)