1. Buka menu Mail Merge di Word
Buka Microsoft Word, klik menu Mailings lalu pilih Start Mail Merge.
2. Tentukan format dokumen
Pilih jenis format dokumen yang dibuat. pilih format surat, email, dan sebagainya.
3. Buat naskah dokumen di Worksheet
Buat dokumen pada worksheet.
Contoh :
4. Pilih penerima dokumen
Pada menu Mailings kemudian klik Select Recipients. Pilih recipients dari daftar yang sudah dibuat sebelumnya dalam format file Excel, Outlook Contact List, atau text files dengan klik Use an Existing List. Apabila belum memiliki file data source, bisa membuatnya dengan mengklik Create a New List.
5. Gabungkan sumber data dengan naskah dokumen
File data source (recipients) dalam format Excel
Contoh :
Jika sudah memiliki data source-nya, klik opsi Use an Existing List, lalu pilih file excel yang sesuai, kemudian klik Open.
Kemudian pilih dokumen dalam Entire Workbook atau hanya pada Sheet tertentu saja dengan klik menu drop down Open Document in Workbook. Kemudian tentukan Cell Range pada file excel yang digunakan.
Penulisan cell range dipisahkan dengan simbol ( : ) yang berarti “sampai”. Contoh menggunakan Range A1 : C7, artinya cell A1 sampai C7. Jika sudah, klik OK.
6. Atur tata letak data dan naskah
Arahkan kursor pengetikkan di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya teks “Nama” pada naskah akan dihubungkan dengan data berisi Nama di file sumber data tadi. Letakkan kursor pengetikan di sebelah kata “Nama:”. Kemudian klik submenu Insert Merge Field.
Selanjutnya, pilih opsi yang sesuai diinginkan.
Contoh Memasukkan data Nama di sebelah “Nama:”
Tampilan akan terlihat seperti berikut, kemudian ulangi cara yang sama untuk mengisi data-data yang diperlukan.
maka tampilan document akan terlihat seperti ini:
7. Periksa format dokumen
Pilih opsi Preview Results.
Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini. Untuk melihat hasil sil data yang lain klik next pada menu Preview Results. Tampilan worksheet akan menyesuaikan dengan data yang ada.
Jika mengubah file document yang ada atau menghapus teks “Nama”, “Alamat”, dan “No. Telp.” sehingga hasilnya menjadi seperti berikut. Jangan lupa cek kembali apakah data-data yang terisi sudah benar dengan mengklik Preview Results dan tombol next.
8. Simpan file mail merge
Klik submenu Finish & Merge yang ada pada menu Mailings.
Kemudian akan muncul 3 opsi sebagai berikut:
- Edit Individual Document – untuk menyimpan file dalam dokumen baru. Hasil penyimpanan akan berisi dokumen Ms.Word baru dengan data sesuai data source. Jika di sumber data utama ada 10 data, maka akan muncul 10 file naskah berisi masing-masing data.
- Print Documents – untuk mencetak dokumen secara langsung tanpa disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Word, sehingga perlu menggantinya secara berkala jika ingin mencetak semua data di kertas yang berbeda.
- Send E-mail Massages – untuk mengirimkan file dalam format email.