Membuat Laporan Standard Dengan Crysrall Report

Fasilitas quick report merupakan cara yang paling cepat dalam pembuatan laporan. Namun seringkali memberikan hasil yang kurang memuaskan. Untuk itu, jika ingin membuat laporan dengan kualitas yang lebih memadai, baik dari segi tampilan maupun kemampuan menyajikan informasi, disarankan menggunakan standard report atau laporan standar dengan memanfaatkan fasilitas yang disediakan oleh Cristal Report.

Berikut adlaah langkah-langkah untuk membuat standard report.

1. Buka Crsytall Report ( contoh menggunakan tabel sales.dbf sebagai data report) pilih menu Table - Create a Report. dan pilih standard report pada pilihan :What type of report do you want to create" 

2. Klik Next. Pilih All Records, lalu tentukan folder untuk menyimpan hasil report. Standard disimpan di folder Temp. Bila report akan digunakan pada kesempatan lain, sebaiknya disimpan pada tempat lain.

3. Klik Finish, maka akan diampilkan Crystal Report design untuk membuat laporan yang diinginkan.

- Di bagian kiri window ada Design dan Preview. Design digunakan untuk merancang model laporan, sedangkan Preview dipakai untuk melihat hasilnya bila dicetak. Di window bagian tengah report designer digunakan untuk merancang report dan menampilkan hasilnya. Sementara di bagian kanan terdapat field dan report explorer yang dapat dipakai untuk menampilkan field dan desain yang telah dibuat.

- Pada window Design, terdapat 5 bagian report, yaitu Report Header dan Report Footer ditampilkan pada bagian paling atas dan paling bawah laporan, Page Header dan Page Footer akan dicetak pada bagian atas dan bagian bawah di setiap halaman, dan Detail dipakai untuk menampilkan record data.

4. Urutan kerja menggunakan Crystal Report secara sederhana adalah sebagai berikut :

- Atur ukuran kertas melalui menu File - Page Setup, gunakan nilai 0,5" untuk semua margin.

- Karena akan melakukan grouping data berdasarkan kota, maka pilih menu Insert - Group. Sebelum aktifkan window Design. Lengkapi kotak dialog yang muncul seperti gambar di bawah ini.

- Group Header # 1 dan Group Footer # 1 akan ditambahkan pada window design. Kemudian tambahkan field-field yang akan ditampilkan pada laporan, dengan cara tampilkan terlebih dahulu daftar field yang tesedia pada tabel sales.dbf dengan meng-klik Field Explorer - Database Fields - ArcView Reports yang terletak di window bagian kanan. Klik dan drag field yang akan digunakan dan letakkan di window designer pada bagian Detail. Pada contoh menggunakan field kota (sebagai group), kode, barang, qty, harga, dan omset. Field yang telah digunakan akan ditandai dengan tanda rumput hijau. Pada saat menambahkan field ke dalam window design, secara automatis nama field tersebut digunakan Page Header sehingga tidak perlu menambahkan lagi judul kolom, tapi perlu memodifikasi sesuai dengan kebutuhan.

- Untuk menambahkan total jumlah barang yang dijual dan omset penjualan di tiap-tiap kota, tambahkan satu Summary yang akan ditempatkan pada Page Footer. Untuk itu, klik menu Insert - Summary atau klik tanda sigma, lengkapi kotak dialog summary yang muncul seperti pada gambar di bawah ini.

- Summary di atas dipakai untuk menghitung total barang yang dijual (Qty) untuk tiap-tiap kota. Ulangi langkah tersebut untuk menghitung total omzet di setiap kota. Gunakan prosedur yang sama dengan pembuatan summary di atas, hanya saja pada pilihan Choose field to summarize digunakan ArcView_Reports.OMSET.

- Atur posisi field pada bagian Detail, Page Header dan Footer. Tambahkan judul laporan pada Report Header dan asesoris lain seperti teks dan garis sehingga laporan akan tampak lebih menarik. dapat juga menambahkan halaman dan tanggal dicetak dengan menyisipkan [Page Number] dan [Print Date] melalui Special Fields pada Feils Explorer. Apabila pengaturan telah selesai dilakukan, Window design akan tampak sebagai berikut.

- Tampilan laporan  pada Preview akan tampak seperti pada gambar di bawah ini.

- Syimpan Laporan ini di menu File - Save, Mengekspor ke format lain melalui menu File - Export atau mencetak ke printer dengan menu File - Print - Printer.